לפני שאפרט את חמשת מושגי היסוד אסביר מה משמעות מה משמעות הנהלת החשבונות עבור בעלי עסקים/חברות.
הנהלת חשבונות מתחלקת ל-2 סוגים: חשבונאות פיננסית וחשבונאות ניהולית.
בחשבונאות הפיננסית ניתן לנתח דיווחי מידע ואירועים פיננסים ואילו החשבונאות הניהולית מתרכזת כל כולה בתקציב העסק.
להלן מושגי יסוד שכל מנהל/ת חשבונות חייבים להכיר:
- פקודות יומן– ישנם עסקים (בעיקר חברות) שחייבים בניהול ספר יומן והרישום בספרים שלהם חייב להיעשות פעם בצד חובה ופעם בצד זכות.רישום בחובה מייצג את הנכסים וההוצאות ואילו הרישום בצד זכות מייצג את ההתחייבויות וההכנסות.כאשר פקודת היומן נרשמת בצורה תקינה צד החובה וצד הזכות יהיו מאוזנים.
- תיעוד – כל עסק מחויב בחוק לנהל תיעוד חוץ ותיעוד פנים.המשמעות היא שכל פעולה בעסק נרשמת לדוגמא: קבלת שיק/תשלום שיק/ תעודת משלוחתיעוד חוץ הם מסמכים שהופקו עבור העסק מעסקים אחרים בעוד שתיעוד פנים מתייחס למסמכים שהעסק הפיק עבור עסקים אחרים.
- גביית חובות – לא מעט מנהלי חשבונות בתחילת דרכם נדרשים לגביית חובות מלקוחות.החובות יכולים להיווצר מחשבוניות מס שנשלחו ללקוח, חשבוניות עסקה או דרישת תשלום שונות. הגביה נעשית ע"י תזכורות ללקוחות, טלפונים לגבייה ישירה באשראי, הליכים משפטיים כנגד לקוחות סרבנים או שנקלעו לחדלות פירעון.
- רכוש קבוע– נכסים שמשמשים את העסק לתקופות ארוכות לצורך ייצור הכנסה.על מנת להכיר בעלות הרכוש הקבוע כהוצאה נדרש לבצע חישוב פחת שבאמצעותו ניתן להכיר ברכוש הקבוע כהוצאה ע"י פריסת העלות על פני מספר שנים. כאשר קיימת ירידה בערך הרכוש הקבוע ניתן להסיק כי הדבר נגרם מהתבלות/התיישנות או שימוש בתהליכי ייצור. רכוש קבוע יכול להיות מכונות, מזגנים, ריהוט משרד, בניין משרדים, מכוניות.
- מלאי – לעסק שמנהל מלאי יש חשיבות גדולה על ניהול מלאי בצורה תקינה ומסודרת. ערך המלאי נמדד כמותית וכספית. צורה נפוצה לרישום מלאי היא רישום תקופתי, כאשר נהוג לבצע ספירת מלאי וחישוב מדויק של המלאי שנותר במחסני החברה אחת לשנה בסוף שנה.
