בזמן האחרון צצות כמו פטריות אחרי הגשם אפליקציות שונות לניהול חשבונות שמציעות להחליף את כל השירותים של ראיית חשבון של העסק שנותן לרוב רואה חשבון או מנהל חשבונות. שירותים אלה כוללים איסוף ושמירה של חשבוניות, הנפקת קבלות, חשבוניות ודו"חות סיכום חודש, סיכום שנתי ועוד. יש משהו מושך מאוד באפליקציה שנמצאת בקצה כף היד שלנו, זמינה תמיד, נגישה וכייפית שמבטיחים לנו שתנהל לנו את כל חשבונות העסק. אבל חשוב להבין לעומק מה היתרונות והחסרונות שלה לפני שמעבירים אליה את כל האחריות על ניהול החשבונות בעסק.
יתרונות וחסרונות
היתרונות של אפליקציות כאלו טמונות בעיקר בנגישות שלהן – ניתן לפתוח אותן בכל מכשיר נייד, טאבלט, או מחשב בהם יש חיבור לאינטרנט ובכל זמן. כמו כן מחירן הנמוך של אפליקציות כאלה הוא אטרקטיבי במיוחד. האפליקציה מאפשרת לשמור כל חשבונית מייד כשהיא מגיעה אלינו וכך לצמצם מקרים בהם חשבוניות הולכות לנו לאיבוד, נשכחות בפינות חשוכות בארנק, בבית או באוטו, נהרסות כי הילד חיפש על מה לצייר או נאכלות על ידי הכלב
אבל לאפליקציות כמה חסרונות בולטים שחשוב לשים לב אליהן לפני שמעבירים את כל המידע הרגיש על ההתנהלות הכלכלית בעסק שלנו. דבר ראשון הן אינן מותאמות אישית, ואינן מכירות את העסק הספציפי שלכם. כמו כן כשאין אינטרנט, הן לא עובדות. חסרון נוסף הוא הסיכון שבאובדן המידע, או הגעתו לגורם שלישי כמו בכל מסד נתונים שהוא דיגיטלי בלבד. האפליקציות לא תמיד יודעות כיצד להתמודד עם מקרים יוצאי דופן כמו חשבוניות ששולמו במטבע זר, תאריכים לא מסודרים ועוד. כלומר אין בהם את הגמישות הנדרשת לעיתים רבות כשעוסקים בחשבונאות של עסק דינמי ומגוון.
השילוב בין אפליקציה לאנושיות
ישנה אפשרות של שילוב אפליקציה בעבודה עם מנהל חשבונות, כמובן בתיאום וסינכרון איתו. במצב כזה אפשר להנות מכל העולמות – גם מהנוחות והזמינות של האפליקציה וגם מהעין הבוחנת והאישית של רואה החשבון שעובר על הנתונים ובודק שהם מדוייקים ויודע לענות על כל שאלה או מקרה יוצא דופן שעולה.
היתרון הגדול של מנהל חשבונות אמיתי הוא במקצועיות, באנושיות שלו וביחס האישי שהוא נותן לכל לקוח ולקוחה. מנהל חשבונות אישי מכיר אתכם היטב, ועובר איתכם את השלבים בהקמת ופיתוח העסק, ומלווה אתכם בהתלבטויות היומיומיות הקשורות לניהול החשבונאי של העסק – לדוגמא, האם כדאי להיות עוסק מורשה או להישאר עוסק פטור? ועוד. מנהל חשבונות מכיר אתכם ונמצא שם עבורכם, הוא עובד לטובתכם ומטרתו היא לעזור לכם לנהל את העסק בצורה הטובה ביותר בהתאם לחוקים הקיימים במדינה, כך שלכם יהיה ראש שקט לעשות את מה שאתם עושים הכי טוב – לעבוד בעסק שלכם. מנהל החשבונות בעצם שותף בצורה מסויימת להצלחת העסק שלכם וכשאתם בוחרים מנהל חשבונות שאתם מתחברים אליו ולערכים שלו – אתם משדרגים את העסק שלכם ועוזרים לו לטפס מעלה. מנהל החשבונות הוא אדם קבוע שזמין לענות לכם על כל שאלה שעולה אצלכם בסבלנות ובמקצועיות, זאת לעומת האפליקציה שאתם לא יודעים מי יושב היום במענה של שירות הלקוחות שלה ומה ההכשרה שהוא או היא עברו.
לסיכום ניתן לומר כי אפליקציית הנהלת חשבונות לא מהווה תחליף מלא לרואה חשבון אמיתי, כזה שמכיר אתכם ואת העסק שלכם ויכול לתת לכם את המענה שאתם צריכים, את היחס האישי וההיכרות אתכם לאורך זמן ועם הגדילה והצרכים הייחודיים של העסק שלכם. לשם כך כדאי ורצוי שיהיה לכם רואה חשבון צמוד, כזה שאתם מכירים וסומכים עליו, יודעים מה היכולות המקצועיות שלו ושאפשר לקבל ממנו מענה בכל דבר ועניין הקשור לנושא החשבונאי של העסק. נושא שבלעדיו אי אפשר להצליח.
אני מזמינה כל מי שרוצה לקבל ייעוץ או ליווי של העסק שלו בתחום ניהול החשבונות לפנות אליי ואשמח לעמוד לשירותכם.
זיוה זוהר
מנהלת חשבונות וחשבת שכר בכירה
050-2324335
